Les outils de pilotage de l’entreprise

Les outils de pilotage de l’entreprise

Oui, le chef d’entreprise est un pilote. Il dispose pour cela de tableaux de bord et d’outils de pilotage, certes plus ou moins précis, mais qui…Oui, le chef d’entreprise est un pilote. Il dispose pour cela de tableaux de bord et d’outils de pilotage, certes plus ou moins précis, mais qui lui indiquent la direction. Certains choisissent de s’en passer, mais la route est pour eux plus chaotique et risquée.

« Le chef d’entreprise n’est pas toujours au fait de la question. Nous sommes là pour l’aider à suivre les éléments les plus significatifs de la vie de sa société » explique Adil Lotfi. Le chiffre d’affaires en est un bien sûr, il est même central. Mais une foule de données gravitent autour, comme la masse salariale, la marge ou la trésorerie… qui permettent de se poser les questions utiles, par exemple : faut-il travailler plus et embaucher moins, et si oui, dans quelle mesure ? Attention aux heures supplémentaires, qui coutent rapidement très cher. Il faut absolument évaluer l’intérêt d’y avoir recours.

« D’une façon générale, c’est une question de bon sens », poursuit Adil Lotfi. Prenons l’exemple des retombées publicitaires sur le chiffre d’affaires ; elles en disent long sur les choix et l’efficacité de la communication. D’autres données sont essentielles. Par exemple l’état des stocks qui influent directement sur la marge, de même que les achats de matière première ou de marchandises, les frais d’entretien de matériels, les assurances, le compte de charge des emballages (moins visibles), mais aussi les frais de services bancaires et les intérêts de découvert.

Grâce à tous ces éléments, on peut suivre la trésorerie, idéalement sous la forme d’un graphique que l’on compare à celui des années précédentes. Une baisse de la trésorerie s’explique souvent par un investissement, une hausse par un prêt bancaire. Mais ce qui est important est de détecter les autres aléas, ceux qui n’étaient pas prévus.

A chaque problème une solution

Les instruments de pilotage constituent une sorte de boite à outils grâce à laquelle on peut contrôler l’évolution des indicateurs dans l’entreprise, chaque mois ou chaque trimestre selon les besoins. Généralement, chaque indicateur est comparé avec les périodes similaires de l’année précédente, ce qui donne une mesure précise des variations, auxquelles il faut trouver les explications: l’état du marché, la conjoncture, une fermeture hebdomadaire inhabituelle ou la relation clients qui change. « Ce qui est important, c’est d’avoir l’explication à toute variation de données. Et il y en a toujours une » ! Deux jours de fermeture inopinée pour un bar en période de festival, et les conséquences peuvent être déterminantes. L’achat de matériaux en profitant de promotions dans une période où l’on n’en a pas besoin, c’est le stock qui gonfle et une immobilisation imprévue. Adil Lotfi se veut rassurant : « Tout cela n’est pas grave en soi, dit-il, dès lors qu’on sait l’expliquer. Les outils de pilotage sont là pour ça. En revanche, si l’on n’anticipe pas et qu’on laisse filer les finances sans les maîtriser, c’est là que vient le danger ». Le comptable est là pour produire et analyser les chiffres, mais aussi pour aider le chef d’entreprise à juger de l’opportunité de ses choix de gestion.

La promotion sur les produits était-elle vraiment bonne ? La fermeture de deux jours était-elle raisonnable ? Comment mieux agir à l’avenir ?

Comme point de départ, le prévisionnel est une estimation des charges, des salaires et du chiffre d’affaire, sur laquelle le comptable s’appuie pour projeter l’exercice à venir. A chaque période on lui compare les chiffres réels de l’activité et l’on peut ainsi juger de ce qui doit être fait pour corriger si besoin. « Attention à ne pas simplement lisser ce prévisionnel sur douze mois, quelle que soit l’entreprise et son activité ». Il faut tenir compte de la saisonnalité, c’est-à-dire des vacances, des saisons, du contexte économique ou électoral qui ont leur part d’influence sur les commandes et la consommation.

Tout cela fait partie des outils de pilotage.

Tous concernés !

Les outils de pilotage sont d’autant plus indispensables qu’ils permettent d’anticiper. Une entreprise reçoit souvent son bilan trois mois après la fin de son exercice… Or, une entreprise, c’est au quotidien que ça se gère : si un problème survient, il doit pouvoir être détecté et résolu au plus vite ! Le suivi mensuel ou trimestriel, sous quelle que forme que ce soit, est là pour ça.

Les outils de pilotage ne sont donc pas réservés à un type d’entreprise ou à un secteur donné. Tout le monde en a besoin, à des degrés différents. Certains dirigeants savent analyser seuls leurs chiffres, et se contentent de données trimestrielles. D’autres ne veulent se consacrer qu’à leur activité et délèguent l’analyse à leur cabinet comptable.

Ceci est d’autant plus vrai en début d’activité. L’erreur consisterait à penser que l’ancienneté et la taille de l’entreprise conditionnent le recours à des outils de pilotage.

Rappelons par ailleurs que la vocation première de l’entreprise est de faire du profit. C’est donc dans les premiers mois que les données seront importantes pour vérifier que l’entreprise est rentable. « Mais ajoutons néanmoins que l’on peut constater une faible rentabilité, voire une perte la première année. Dès lors qu’elle est expliquée, cela peut permettre de poursuivre sereinement ».

Des chiffres indéchiffrables ?

Conscients qu’il est parfois difficile d’interpréter des tableaux chiffrés, Comptafrance a fait le choix de se doter d’outils efficaces et parlants pour le chef d’entreprise : synthèse de bilan ou tableaux de bord, le cabinet restitue ses analyses sous forme graphique, plus explicite.

En particulier, l’« indicateur flash-mensuel » : ce tableau de bord analyse les charges dans leur globalité. Il est très précis, demande certes plus de finesse d’analyse, mais se montre très performant.

Le conseil d’Adil Lotfi

Si certains parlent de business intelligence, le terme anglo-saxon ne fait que dire la réalité de l’entreprise : elle doit être pilotée avec intelligence, donc en connaissant les données décisives  et avec anticipation.

N’hésitez pas à faire part de vos interrogations ou de vos inquiétudes à votre comptable : avec les informations nécessaires et les bons outils, nous pouvons vous aider à trouver des solutions !

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