Le FEC, Fichier des Écritures Comptables est un fichier, issu de votre comptabilité, qui contient le détail de vos écritures et doit respecter un format précis. Pour limiter les anomalies relevées à l’occasion du contrôle du FEC, et les risques de sanction, il convient d’être attentif à certains points dès la saisie.

Le FEC, qu’est ce que c’est ?

Le FEC, Fichier des Écritures Comptables, est un extrait de votre comptabilité, exigé par l’administration fiscale en cas de contrôle.

Il concerne toutes les entités qui tiennent tout ou partie de leurs documents comptables sur informatique :

• toutes les entreprises quelle que soit leur forme (sociétés, individuels, profession libérales…) et les associations
• sauf certaines catégories qui ne relèvent pas du champ de la TVA (à vérifier au cas par cas)
• la notion d’informatisation de la comptabilité est perçue au sens très large

Il contient le détail des lignes de comptabilité et doit impérativement respecter un format précis : le type de fichier, son nom, l’ordre des colonnes, leur contenu…

Précision : la notion de validation des écritures comptables dans ce fichier est capitale.

A quoi sert-il ?

Il est demandé :

• par les organismes de gestion pour leur examen périodique de sincérité
• par le contrôleur en préalable à un examen de comptabilité, à distance ou sur site

Il sert de base au contrôle de votre comptabilité, lequel est facilité par des logiciels spécialisés.

Qui et quand doit-on le faire ?

Chaque entreprise est responsable de la production et de la conservation de son FEC pour chaque exercice comptable.

• En cas de sous-traitance de la tenue à un cabinet comptable, celui-ci doit le produire et vous le confier
• Si vous tenez votre comptabilité, vous devez vous en charger vous-même

Précautions à prendre

Pour limiter les anomalies relevées à l’occasion du contrôle du FEC,  il convient d’être attentif à certains points dès la saisie comptable :

• respecter le plan comptable
• valider les écritures au moment de chaque déclaration de TVA
• mettre des références de pièce sur chaque écriture et son justificatif
• respecter la numérotation chronologique des factures de vente
• s’assurer de la lisibilité des libellés
• tenir la comptabilité de façon détaillée, sans centralisation, sauf possibilité de retracer le détail par un logiciel tiers sécurisé

Précision : la validation des écritures consiste à les verrouiller de façon irréversible, en leur attribuant dans le même temps une date de validation et un numéro d’écriture (incrémenté chronologiquement par rapport à la date de validation).

Le contrôle informatisé des données comptables peut ne pas se limiter à ce FEC. Veillez à conserver tout fichier qui puisse justifier de près ou de loin des écritures comptables.

Sanctions

La seule absence de présentation d’un fichier FEC lisible est passible de 5000€ par fichier manquant.

Sur un fichier lisible, selon le degré d’anomalies relevées, l’échelle des sanctions est très variable et peut conduire jusqu’au rejet de la comptabilité et aux pénalités qui l’accompagnent.

Conseils

Dès lors que vous participez à votre tenue comptable -et à fortiori si vous l’assurez en totalité- n’hésitez pas à consulter votre cabinet comptable pour plus de précisions.

Votre éditeur de logiciel doit aussi être en mesure de répondre à vos questions. Il est d’ailleurs vivement conseillé de rester à jour dans vos versions de logiciels et de garder une maintenance.

Enfin des outils existent sur internet pour contrôler vos fichiers une fois produits.