Le fait d’embaucher un premier salarié déclenche immédiatement un certain nombre d’obligations pour l’entrepreneur qui devient employeur. Rappel des principales obligations.

Les démarches dès la 1ère embauche

• Déposer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF (ou la MSA) avant la prise de fonction
• Affilier l’entreprise à un centre de médecine du travail et organiser une visite pour le salarié dans les 3 mois suivant son arrivée
• Déterminer la convention collective applicable, s’il y a, en fonction de l’activité (principale) de l’entreprise. Cette étape doit être soigneusement étudiée car la convention collective s’impose sur de nombreux points en matière de règlementation du travail
• Conclure un contrat de travail adapté au poste de travail et à l’emploi proposé, dans le respect des règles de droit et conventionnelles. Le plus souvent il doit être écrit (vivement conseillé dans tous les cas) et signé. C’est l’occasion de déterminer la classification du salarié : le plus souvent prévue dans la convention collective, la classification est liée aux fonctions exercées par le salarié et elle conditionne généralement une rémunération minimale à respecter
• Affilier l’entreprise à une institution de retraite complémentaire. L’affiliation du salarié est ensuite automatique via la DSN
• Affilier l’entreprise aux organismes de prévoyance complémentaires : l’employeur doit au minimum proposer une couverture complémentaire santé obligatoire. Selon les cas, il peut être obligé de mettre en place une couverture en matière de prévoyance.

Les procédures à mettre en place

• Le bulletin de salaire et le paiement de la rémunération. Généralement mensuel, le bulletin peut être papier ou dématérialisé (sous conditions). Il doit respecter des mentions obligatoires. Le paiement en espèce n’est pas autorisé au-delà de 1 500€.
• La déclaration sociale nominative (DSN mensuelle) constitue chaque mois la déclaration et l’ordre de paiement des charges sociales et du prélèvement à la source. Elle comprend aussi des informations sur les arrêts de travail et les fins de contrats (DSN évènementielle).
• L’organisation des congés payés : période de congés, ordre des départs, suivi des jours de congés…
• La formation et les entretiens professionnels : l’employeur doit s’assurer que le salarié reste en capacité d’occuper son poste par rapport à l’évolution de l’emploi, des technologies… Les formations peuvent aussi permettre l’acquisition de compétences et la progression professionnelle. Un entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans.

Autres obligations de l’employeur dès la 1ère embauche

• La tenue d’une registre unique du personnel : il retrace les entrées/sorties de salariés (et de stagiaires), les informations devant y figurer sont précisées dans le code du travail. Il est souvent traité par le logiciel de paie.
• De nombreuses informations doivent être affichées (ou portées à la connaissance des salariés en maintenant un accès aisé à l’information) : numéros d’urgence, de l’inspection du travail, rappel des textes conventionnels applicables, interdiction de fumer/vapoter, horaires collectifs de travail, période et ordre des congés, etc… Il existe des affiches récapitulatives qui aident à satisfaire en partie à cette obligation.
• L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique et mentale de ses salariés : depuis les simples règles d’hygiène jusqu’à la protection contre le harcèlement. Par ailleurs, un document unique d’évaluation des risques doit exister dans l’entreprise et lister les risques professionnels encourus par les salariés et les actions de prévention et de protection qui en découlent.

Conseils d’expert

• Le règlement intérieur n’est pas obligatoire dès le 1er salarié, mais il est cependant vivement conseillé. De même, la charte informatique n’est pas obligatoire, mais dans un contexte de travail informatisé, il est judicieux de prévenir les risques liés à une utilisation non conforme de ces outils et d’en rédiger une.
• Les obligations changent au gré de l’évolution des règlementations, de l’effectif de l’entreprise, des situations particulières… faites régulièrement le point.
• De nombreux cas particuliers viennent modifier ou compléter les principales règles ci-dessus. Faites systématiquement appel à votre conseiller dès le départ de votre projet d’embauche !