Recruter un nouveau salarié est un enjeu important pour une TPE : miser sur le mauvais candidat peut en effet avoir de lourdes conséquences, notamment financières. Voici comment réussir votre recrutement en évitant les mauvaises surprises.

Définir vos besoins

Avant de démarrer vos démarches de recrutement, vous devez identifier précisément vos besoins : s’agit-il d’une création de poste ? d’un remplacement ? Toutes les solutions en interne ont-elles été envisagées ? Votre besoin est-il temporaire ? définitif ?

A partir de ces questions, vous pourrez aussi définir le contrat le plus pertinent pour votre entreprise : CDI, CDD, intérim, temps partiel… Pensez également aux contrats en alternance et contrats aidés (contrat unique d’insertion, contrat relatif aux activités d’adulte-relais), qui associent formation et/ou accompagnement professionnel pour leurs bénéficiaires et aide financière pour l’employeur.

Bon à savoir : dès cette étape, votre gestionnaire de paie peut vous conseiller, n’hésitez pas à lui parler de vos projets.

Rédiger votre offre d’emploi

Une fois vos besoins identifiés, il est temps de passer à la rédaction du descriptif de poste, au cœur de l’offre d’emploi. Ce document devra être aussi précis et attractif que possible afin de susciter l’intérêt de candidats au profil correspondant au plus près des exigences du poste : quelles compétences requiert-il ? Quels en sont les objectifs, les missions, les responsabilités, pour quelle rémunération ? Etc. En plus de cibler les bons candidats, la réflexion menée autour du descriptif de poste vous sera d’une aide précieuse lors de la préparation de l’entretien d’embauche.

Le plus : en particulier dans les secteurs qui peinent à recruter, mettez également en avant votre entreprise et les avantages qualitatifs qu’elle peut présenter pour un candidat.

Diffuser votre offre d’emploi

Une petite structure n’a pas forcément les moyens de s’offrir les services d’un cabinet de recrutement ou d’un chasseur de tête. Heureusement, de nombreux supports permettent de diffuser une offre d’emploi : sites de recrutement, réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Viadeo), salons professionnels, sites spécialisés de fédérations professionnelles… Pensez à solliciter votre entourage et votre réseau professionnel, qui vous connaissent et connaissent votre activité, et peuvent relayer votre offre d’emploi.

L’entretien d’embauche

En ayant soigné les étapes précédentes, avec une offre d’emploi méticuleusement rédigée, une lecture attentive des candidatures reçues, vous serez normalement bien préparé pour mener l’entretien d’embauche. Traditionnellement, il comporte une phase d’interview du candidat sur son CV, son expérience, sa formation, puis une phase de présentation du poste. Au préalable, il vous faudra analyser soigneusement CV et lettre de motivation des candidats pré-sélectionnés afin de préparer une trame de questions qui vous guidera tout au long de l’entretien.

Pour aller plus loin : il est possible de contacter les employeurs précédents pour vérifier les références

Les formalités d’embauche

L’embauche d’un salarié doit être formalisée par un contrat de travail. C’est un acte essentiel, qui engage tant l’employeur que l’employé. Généralement obligatoire et écrit, il doit répondre à des caractéristiques précises en fonction du type de contrat : il est vivement conseillé de le faire rédiger par un professionnel.

Cas particuliers : certaines situations nécessitent des démarches complémentaires. C’est le cas par exemple des travailleurs étrangers  de nationalité hors union européenne. Il est important de vous renseigner en amont !

Les organismes sociaux tels que l’urssaf ou la msa, les caisses de mutuelle et de prévoyance, doivent également être informés de l’arrivée de votre nouveau salarié. Ces démarches sont généralement effectuées avec l’administration des paies, mais attention aux délais !

Par exemple :

• la déclaration préalable à l’embauche doit être effectuée dans un délai de 8 jours avant l’embauche
• Le bénéfice de certaines aides ou exonérations doit être demandé avant l’embauche

Enfin, le salarié doit bénéficier d’une visite médicale :

• Dans les 3 mois de la prise de poste lorsqu’il n’y a pas de risque particulier
• Avant l’embauche si le poste présente des risques particuliers

Intégrer votre nouveau collaborateur

Le processus de recrutement s’achève avec l’intégration du nouveau salarié au sein de votre entreprise. Après avoir prévenu vos équipes de son arrivée, il vous faudra préparer son espace de travail. Le jour de l’arrivée de votre nouvelle recrue, vous lui présenterez concrètement votre entreprise, sa culture et son fonctionnement, ses futurs collègues de travail, et bien sûr, son poste et ses missions. Pour une intégration réussie, il est absolument nécessaire de prendre le temps de l’accompagner sur la durée et d’organiser des points réguliers avec lui dans les premiers mois qui suivent son recrutement.

La période d’essai permet alors d’évaluer le salarié (et à ce dernier d’évaluer son poste et l’entreprise) : en cas d’inadéquation, le contrat de travail peut être rompu, par écrit en respectant un délai de prévenance.

Notre conseil

De manière générale demandez conseil à votre cabinet comptable avant l’embauche, dès l’émergence du projet : il saura vous orienter sur le choix du contrat et le bénéfice d’aide ou d’exonérations. Tout particulièrement s’il s’agit d’une première embauche, votre conseiller vous aidera à anticiper les coûts et les nouvelles obligations qui vous incombent en tant qu’employeur.