Aujourd’hui, de plus en plus de factures transitent sous forme dématérialisée : mais attention, il ne suffit pas de scanner une facture, la numérisation des factures répond à des règles précises !

La numérisation des factures

1. Principes fondamentaux

Concernant le traitement et la conservation des factures, deux principes fondamentaux sont à respecter.

Ils concernent aussi bien l’émetteur pour ses factures envoyées que le destinataire pour ses factures reçues.

1.1. L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité

L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des pièces doivent être garanties tout au long de leur durée de conservation :

• Authenticité : s’assurer de l’identité de l’émetteur
• Intégrité : s’assurer du contenu de la facture et qu’il ne soit pas modifié
• Lisibilité : s’assurer que les factures puissent être lues sans difficulté

1.2. La piste d’audit fiable

Des contrôles documentés et permanents doivent permettre d’assurer la piste d’audit fiable :

• Contrôler le principe précédent
• Maîtriser la chaîne de traitement des factures
• Vérifier la correspondance entre les factures et les prestations effectivement réalisées

2. Le format

La règle générale veut que toute facture émise ou reçue soit conservée dans son format d’origine. Mais la notion de format d’origine mérite des précisions, et les conditions de conservation des factures en dépendent.

2.1. Les factures papier

2.1.1. Le papier, seul

Les factures papier demeurent le mode de facturation le plus répandu et restent bien entendu possibles. Elles doivent être émises en double exemplaire pour être conservées par l’émetteur et le destinataire.

2.1.2. Le papier, scanné

Une facture papier peut être numérisée et cette copie numérique servir de justificatif fiscal valable dès lors que sa numérisation respecte les conditions de l’article A102 B-2 du LPF. C’est-à-dire :

• Création d’une copie conforme en image et en contenu
  • Y compris la couleur lorsqu’elle est porteuse de sens (par exemple positif/négatif, taux de tva…)
  • Y compris les annotations qui peuvent avoir été apportées sur le document papier
  • Sans traitement sur l’image
• En format PDF ou PDF A/3, sans perte en cas de compression
• Sécurisée par l’un des moyens suivant
  • Cachet serveur RGS 1* ou plus
  • Empreinte numérique
  • Signature électronique RGS 1* ou plus
  • Tout dispositif de sécurité équivalent fondé sur un certificat délivré par les autorités compétentes
• Horodatée
• Description précise et documentée du processus d’archivage
  • Ce processus devant faire l’objet de contrôles internes
  • Afin de s’assurer de la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des pièces pendant leur durée de conservation

Attention : Si ces conditions ne sont pas remplies, le contribuable doit pouvoir fournir l’original papier. S’il est dans l’impossibilité de le faire, l’authenticité de la facture ne peut être prouvée, avec toutes les conséquences que cela emporte en matières fiscale et comptable.

Précision : Une facture créée papier puis scannée pour être transmise de façon dématérialisée est, par mesure de tolérance administrative, considérée comme une facture électronique dès lors que les conditions ci-dessus sont respectées. L’émetteur et le destinataire doivent alors assurer sa conservation comme telle (voir plus loin). Cette mesure de tolérance prend fin au 01/01/2020.

2.1.3. Le papier et le « double numérique »

Du côté de l’émetteur, le « double numérique » consiste, à partir d’un logiciel de facturation, à enregistrer sous forme de fichier l’ensemble des données obligatoires de la facture, concomitamment ou presque à son édition papier.

Attention, ce principe jusque là toléré n’est plus valable à compter du 1^er juillet 2018. A partir de cette date, toute facture émise sous format papier devra, pour être stockée sous format numérisé, respecter les règles de l’article A102 B-2 décrit en 2.1.2.

Précision : les fichiers ainsi créés et stockés concernant les factures émises jusqu’au 30 juin 2018 doivent être conservés et l’entreprise doit garantir leur intégrité, leur pérennité et la restitution des factures en format clair et complet tout le temps de leur période de conservation.

2.2. Les factures électroniques

Les factures dites électroniques sont celles initialement créées, envoyées et reçues en format numérique, sans passer par le support papier. Et ce, indépendamment du mode de transmission de la facture (pièce jointe de mail, mise à disposition sur un portail, flux de fichiers…).

Elles doivent être conservées au moins 3 ans dans leur format d’origine, puis sur tout support.

Il faut entendre par format d’origine non seulement la facture en elle-même, mais aussi tous les éléments qui constituent le message -envoyé et reçu- dans son ensemble.

2.2.1. La signature électronique

La signature électronique est un procédé qui attache, à la facture elle-même, des données permettant :

• D’identifier l’émetteur de façon certaine
• De garantir le contenu du document ainsi « scellé »

Les certificats de signature électronique de niveau RGS 2 et 3 * sont réputés attester à eux seuls l’authenticité et l’intégrité de la facture.

Si un niveau de certificat inférieur est utilisé, il faut lui adjoindre des contrôles afin de vérifier la piste d’audit.

2.2.2. Les échanges électroniques de données (EDI)

Dans un échange edi, les factures transitent sous forme de fichiers entre les parties, ils sont traitées directement d’ordinateur à ordinateur.

Précision : La norme edi sert de référence dans les échanges de données en format dit « structuré », mais il en existe d’autres.

L’edi doit garantir :

• L’identité du message émis et reçu
• La constitution d’une liste récapitulative et d’un fichier des partenaires
• L’archivage des données
• La restitution des données en langage clair et lisible

Ce faisant, il respecte intrinsèquement les règles d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures et exonère la mise en place de contrôles sur la piste d’audit fiable.

2.2.3.  Obligations à venir

Progressivement, depuis 2017 et jusqu’en 2020, les entreprises sont dans l’obligation de s’adapter aux factures électroniques :

• Pour l’émission de factures électroniques à destination du secteur public
• Pour la réception de factures électroniques entre entreprises du secteur privé

Selon le calendrier suivant :

• Les plus grandes entreprises sont déjà concernées
• Les entreprises de moins de 250 salariés et un chiffre d’affaires < 50 millions € ou un total de bilan < 43 millions € sont concernées au 1^er janvier 2019
• Les entreprises de moins de 10 salariés et un chiffre d’affaires < 2 millions € ou un total de bilan < 2 millions € sont concernées au 1^er janvier 2020

Note : pour l’instant, il n’y a pas d’obligation d’émission de factures électroniques dans le secteur privé.

3. La durée de conservation

En matière commerciale, la facture doit être conservée 3 ans. Fiscalement, une facture doit être conservée 6 ans. Mais comptablement, toute entreprise doit conserver ses documents pendant 10 ans. Il est donc conseillé de conserver les factures pendant 10 ans.

Par extension, les informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d’informations qui permettent de contrôler les factures (piste d’audit fiable) sont à conserver sur le même laps de temps. Sont donc aussi concernés les messages liés aux factures électroniques, dans leur intégralité.

4. Le lieu

Les factures papier doivent être stockées en France, de manière à être accessible à l’administration.

Les factures électroniques sont stockées en France ou dans un pays lié à la France par une convention facilitant l’accès aux données. Dans le cas d’un stockage hors de France, le lieu de stockage doit être déclaré au service des impôts, sur papier libre. L’accès de l’administration aux données doit être assuré et facilité.