La facture détaille les marchandises ou les prestations vendues, par qui et à qui. A vocation à la fois comptable et commerciale, c’est un document à valeur juridique régi par le code de commerce et le code général des impôts : de nombreux points sont obligatoires. En voici quelques-uns…

Dans quels cas la facture est-elle obligatoire ?

Qu’il s’agisse de prestations de services ou de ventes de marchandises, l’établissement d’une facture (ou note d’honoraires pour les professions libérales) est toujours obligatoire entre deux professionnels.
Entre un professionnel et un particulier, le professionnel doit produire une facture lorsque :

• Le client le demande
• Il s’agit d’une vente à distance
• Le montant dépasse 25€ TTC sur une prestation de services

Précision : la facture peut être émise par le professionnel lui-même, mais aussi par un tiers mandaté à cet effet.

Les informations obligatoires

La désignation des parties

Pour sa part, le vendeur doit indiquer : le nom de l’entreprise avec sa forme juridique et son capital le cas échéant, l’adresse du siège social, son numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (et ville du greffe) ou au registre des métiers (et département d’immatriculation), son numéro SIREN et son numéro de TVA intracommunautaire.
Ces renseignements peuvent figurer en tête ou en pied de page, voire en marge, à vous de choisir. Une facture n’est pas qu’un document comptable, elle a aussi le droit d’être esthétique et de représenter l’image de votre entreprise !

Concernant l’acheteur, la facture doit préciser : Son nom ou la dénomination sociale de l’entreprise, l’adresse de facturation et l’adresse de livraison si différente, le numéro de TVA intracommunautaire pour un client professionnel.

Le contenu de la facture

Le corps de la facture doit énoncer précisément ce qui a été vendu, quand et dans quelles conditions :

• La date de la facture
• Le numéro de la facture
• Le numéro du bon de commande (s’il y en a eu un)
• Le descriptif du produit ou de la prestation, et la date d’achèvement de la vente (livraison) ou de la prestation
• Le prix unitaire HT, la quantité vendue et le prix total HT
• Les taux de TVA applicables (par produit ou service si différents) et le montant de la TVA par taux
• Le montant TTC
• Les rabais, remises et ristournes

Il faut également indiquer aussi obligatoirement :

• Le mode de paiement et la date de paiement prévus, dans le respect des règles de délais de paiement (dans le cas général, 60 jours maximum suivant la date de facture)
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (même pour dire que vous ne le pratiquez pas).
• Les pénalités encourues (au minimum 3 fois le taux d’intérêt légal) en cas de dépassement et le montant de l’indemnité forfaitaire (40€) pour frais de recouvrement après la date d’échéance.

Les mentions spécifiques

Selon les cas d’autres mentions sont obligatoires. Par exemple :

• Les entreprises en franchise de base de TVA doivent porter sur leurs factures la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
• En cas d’autoliquidation de la TVA, la mention « auto-liquidation de la TVA » est apposée
• En cas d’adhésion à un centre de gestion agréé, les factures affichent la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et par carte bancaire est accepté »
• Lorsque celle-ci est obligatoire, les professionnels doivent mentionner sur leurs devis et factures l’assurance souscrite au titre de leur activité, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat
• Sur les ventes de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles : préciser l’éco-participation DEEE

Points particuliers

La numérotation, une règle simple à respecter impérativement

La numérotation des factures est encadrée par la loi. Et s’il faut retenir une chose, c’est celle-ci : « chaque facture porte un numéro unique, émis sur la base d’une séquence chronologique, continue et sans rupture ». Ce qui veut dire que deux factures ne peuvent avoir le même numéro, ou qu’il n’est pas possible d’insérer une nouvelle facture entre deux autres.
Dans la limite de cette règle d’or, vous pouvez vous organiser selon votre propre logique.
Vous pouvez commencer avec le numéro que vous souhaitez : 10 ou 100 par exemple si vous ne souhaitez pas que votre client sache que vous faites avec lui votre première facture de l’année.
Pour faciliter l’archivage, il est autorisé d’intégrer à cette numérotation, un préfixe, comme l’année de facturation. (Ex : Fact.2020-0032 pour la 32ème facture émise en 2020). Mais dans ce cas, il faut d’une part penser à changer le préfixe à chaque période, et d’autre part, il est préférable de ne pas faire repartir le compteur à zéro mais d’assurer la continuité de la numération. (Ex : passer de 2020-0054 pour la dernière facture de déc 2020 à 2021-0055 pour la première facture de jan 2021).
Conseil : utilisez un logiciel de facturation qui vous permettra d’éditer des factures dans le respect des obligations légales.

Le format de la facture, un sujet en évolution

La facture doit être rédigée en Français.

Elle est produite en double exemplaire pour conservation par l’émetteur et par le destinataire.
Ceci dit, le format papier est de plus en plus délaissé au profit de la dématérialisation, mais attention des règles strictes sont à respecter : il faut distinguer la version papier qui est numérisée pour faciliter la transmission ou l’archivage, et la facture dématérialisée dès son origine.
Pour assurer la valeur probante des factures numérisées (qu’elles soient scannées ou enregistrées en pdf depuis le logiciel de facturation par exemple), il faut que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des pièces soient garanties (cf article « La conservation et la numérisation des factures »).
Quant à la facture électronique, elle ne l’est vraiment que si elle est créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique.
Ce point est particulièrement épineux car la facturation purement électronique n’est pas encore à la portée de toutes les entreprises, et d’autre part, les conditions de dématérialisation des factures papiers sont draconiennes.
Mais les méthodes devraient rapidement évoluer : le secteur public impose déjà que les factures qui lui sont adressées soient dématérialisées et déposées sur un serveur dédié, Chorus.pro. Entre 2023 et 2025, c’est l’ensemble du secteur privé qui devra aussi se mettre à la facture électronique. Les éditeurs de logiciel devront donc proposer des solutions.

En résumé

L’émission d’une facture est un acte important pour l’entreprise, très réglementé, et les amendes en cas de manquement peuvent être lourdes.
Si vous créez ou reprenez une entreprise, n’hésitez pas à vous faire accompagner pour partir du bon pied.