Gestion des congés payés : les obligations de l’employeur

Il revient à l’employeur de s’assurer que ses salariés prennent leurs congés payés chaque année. A défaut, sa responsabilité peut être engagée. Tour d’horizon des principales obligations qui lui incombent, mis à jour suite à l’entrée en vigueur de la loi DDADUE du 24 avril 2024.

Organiser la période de congés payés et les départs

C’est l’employeur qui fixe la période de prise des congés payés, en se référant selon le cas à la convention collective, à l’accord d’entreprise, ou après avis des représentants du personnel (s’il y en a). Cette période comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre. Les salariés doivent en être informés 2 mois avant le début de la période (soit avant le 1er mars si la période légale est retenue).

Organiser l’ordre des départs en congés

Les salariés doivent prendre de 12 à 24 jours (ouvrables) sur la période de congés : soit par acceptation de l’employeur sur une proposition du salarié, soit imposé par l’employeur (en cas de fermeture de l’entreprise par exemple).

L’employeur doit communiquer les dates et l’ordre des départs en congés à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l’avance. Il ne pourra pas modifier les dates de congés d’un salarié moins d’un mois avant le départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou si un accord collectif le prévoit.

Gérer le fractionnement des congés payés

Si le salarié ne bénéficie pas de 24 jours ouvrables (4 semaines) sur la période légale du 1er mai au 31 octobre, son congé est dit « fractionné ». Cette situation nécessite l’accord de l’employeur et du salarié, et déclenche l’attribution de jours de congés supplémentaires selon le nombre de jours pris en dehors de la période légale :

1 jour supplémentaire si le salarié prend entre 3 et 5 jours en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre ;
2 jours supplémentaires s’il prend au moins 6 jours durant cette même période hors saison.

À noter : l’employeur et le salarié peuvent s’entendre pour que ce dernier renonce à ces jours de fractionnement. Cette renonciation doit impérativement être formalisée par écrit ; elle ne peut se présumer. Les règles de fractionnement ne s’appliquent pas à la 5e semaine de congés payés, qui peut être librement fractionnée par l’employeur.

Solder les congés payés chaque année

C’est à l’employeur de s’assurer que ses salariés ont bien pris tous leurs congés : ce doit être le cas au 31 mai de chaque année sur les congés de l’année précédente (sauf disposition différente de l’accord collectif).

Rappel : les congés sont reportés si le salariés est empêché (maladie, maternité, accident du travail) avant son départ en congés, mais pas pendant.

Dans le cas général, les congés non pris ne sont pas reportés, et le compteur de congés payés est soldé. Mais l’accord collectif peut prévoir un report, et il est toujours possible de convenir d’un accord entre l’employeur et le salarié.

Conseil : dans ce cas, préciser par écrit la date butoir pour la prise des congés reportés.

En dehors de la rupture de contrat, il est interdit de remplacer la prise de congés par une indemnité.

Incidence de la maladie sur les congés payés

Suite à un revirement de jurisprudence du 13 septembre 2023, la loi DDADUE, en vigueur depuis le 24 avril 2024, a profondément fait évoluer les règles d’acquisition des congés payés en cas d’arrêt de travail.

Acquisition de congés payés pendant un arrêt maladie

Désormais, un salarié en arrêt de travail continue d’acquérir des congés payés :

2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par an, pour un arrêt maladie non professionnelle ;
2,5 jours ouvrables par mois pour un arrêt lié à un accident du travail ou une maladie professionnelle.

Obligation d’information à la reprise du travail

Dans le mois qui suit la reprise du travail, l’employeur doit informer le salarié du nombre de jours de congés dont il dispose et de la date jusqu’à laquelle ces jours peuvent être pris.

La période de report de 15 mois

Les salariés dont les congés n’ont pas pu être pris en raison de leur arrêt de travail bénéficient d’une période de report de 15 mois. Cette période ne débute qu’à la date où l’employeur informe le salarié de ses droits. À l’issue de cette période, les congés sont définitivement perdus.

Cas particulier des arrêts de plus d’un an au 31 mai : si le salarié est en arrêt depuis au moins un an à la date du 31 mai (fin de la période d’acquisition), le point de départ du délai de report de 15 mois est fixé à cette date. Deux situations se distinguent alors :

Le salarié n’a pas repris le travail avant la fin de la période de report (soit le 31 août de l’année N+1) : les congés payés acquis durant l’arrêt sont définitivement perdus ;
Le salarié reprend le travail durant la période de report de 15 mois : le délai de report est suspendu jusqu’à ce que l’employeur informe le salarié de ses droits à congés.

Risques et sanctions

Nous constatons trop souvent que la gestion des congés payés est laissé au libre choix des salariés… cette situation représente un risque pour l’employeur, à plusieurs titre :

la prise de congés de façon désordonnée, susceptible de désorganiser l’entreprise
l’accumulation de jours de congés ni pris ni soldés, à payer à la rupture du contrat
la mise en responsabilité de l’employeur au titre du manquement à son obligation de veiller à la santé et la sécurité de ses salariés
l’application des sanctions consécutives au non respect des obligations de l’employeur (indemnisation du salarié, rupture de contrat aux tort de l’employeur, faute inexcusable…)

Les infractions aux règles légales et réglementaires sur les congés payés sont par ailleurs sanctionnées par une amende de 5e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés : 1 500 € pour un employeur personne physique, 7 500 € pour une personne morale.

Nos conseils

Ne délaissez pas la gestion des congés payés dans votre entreprise !

Préparez la période des congés en amont et informez vos salariés par une note.
Mettez en place une procédure pour les demandes de congés, vous permettant de vérifier les dates, les éventuels fractionnement, les compteurs…
Ne laissez pas les congés s’accumuler, soldez les congés chaque année.

Nous pouvons vous accompagner dans cette organisation et vous proposer des modèles, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie.